Кассовые документы в 1С 8.3 оформляются, как правило, двумя документами: Приходный кассовый ордер (далее ПКО) и Расходный кассовый ордер (далее РКО). Предназначены для оформления в программе принятия и выдачи наличных средств в кассу (из кассы) предприятия.
Начну обзор с ПКО. Как ясно из названия, этим документом оформляется поступление денег в кассу.
В 1С Бухгалтерии 3.0 документом ПКО можно оформить следующие виды операций:
- Получение оплаты от покупателя.
- Возврат средств от подотчетного лица.
- Получение возврата от поставщика.
- Получение денежных средств в банке.
- Возврат по кредитам и займам.
- Возврат займа сотрудником.
- Прочие операции по поступлению денежных средств.
Такое разделение необходимо для правильного формирования бухгалтерских проводок и книги Доходов и Расходов.
В первую очередь я хочу рассмотреть Оплату от покупателя , Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам, так как они схожи по структуре и имеют табличные части.
Все эти три вида ПКО в 1С имеют одинаковый набор полей в шапке. Это Номер и Дата (далее для всех документов), Контрагент , Счет учета и Сумма .
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- Номер – формируется автоматически и лучше его не менять.
- Дата – текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например, прошлый день), чем текущая, при печати программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге, и предложит их пересчитать. Желательно, чтобы нумерация документов в течение дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.
- Контрагент – Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент , по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести, например, сотрудник Организации — Контрагента . Он выбирается из справочника Физические лица в поле Принято от . В этом случае в печатной форме ПКО будут прописаны Ф.И.О., от кого приняты деньги.
- Счет учета – в проводках 1С, как правило, используется счет 50.1 (подробнее о настройках в статье — ). Корреспондирующий счет зависит от вида операции и берется из табличной части ПКО.
Теперь я хочу обратить внимание на оформление суммы внесения денег. Оплату от покупателя , Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам нельзя оформить без указания договора. Причем прием денежных средств можно сделать одновременно по нескольким договорам. Для этого и существует табличная часть. Сумма платежа формируется из сумм в строках табличной части. Там же указывается Счет расчетов и Счет учета авансов (корреспондирующие счета). Настраиваются эти счета в регистре сведений .
Другие виды операций не должны составить трудностей. Они не имеют табличной части, и все заполнение ПКО сводится в основном к выбору Контрагента. Это может быть подотчетное лицо, банк или сотрудник.
Прочие операции по поступлению денежных средств отражают любые другие поступления в кассу предприятия и формирует собственные проводки. Произвольный корреспондирующий счет выбирается вручную.
Расходный кассовый ордер
Оформление РКО по кассе практически не отличается от оформления ПКО. В 1С Бухгалтерии существуют следующие виды выдач денежных средств из кассы:
- Выдача оплаты поставщику.
- Выдача возврата покупателю.
- Выдача средств подотчетному лицу.
- Выдача заработной платы по ведомости либо отдельно работнику.
- Наличные в банк.
- Выдача кредитов и займов.
- Проведение Инкассации.
- Выдача депонированной зарплаты.
- Выдача займа сотруднику.
- Прочие операции по выдаче денежных средств.
Отдельно хочется заострить внимание только на выдаче заработной платы. У данного вида операции присутствует табличная часть, в которой обязательно нужно указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сложится из сумм ведомостей. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО не получится.
Для оформления операций по работе с кассой в 1С Бухгалтерия 8.3 используются документы: приходный и расходный кассовый ордер. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров в 1С располагается в пункте «Кассовые документы» меню «Банк и касса».
Для того чтобы создать новый документ, нажмите на кнопку «Приход» в открывшейся форме списка.
Набор отображаемых полей и проводок напрямую зависит от указанного значения в поле «Вид операции».
Рассмотрим каждый вид подробнее:
По умолчанию счет дебета везде 50.01 – «Касса организации».
Расходный кассовый ордер
Для создания РКО в списке кассовых документов 1С 8.3 необходимо нажать на кнопку «Выдача».
Оформление данного документа практически ничем не отличается от поступления в кассу. Набор реквизитов так же зависит от выбранного вида операции.
Единственное, что стоит отметить – при выборе вида операций по выплате заработной платы (кроме договоров подряда) в документе необходимо выбрать ведомость на выплату зарплаты через кассу. Так же в документах погашения указывается вид платежа: погашение долга или процентов.
Лимит остатка кассы
Для установки лимита кассы перейдите в одноименный раздел карточки справочника «Организации». У нас он находится в подраздел «Еще».
В данном справочнике указывается сумма лимита и период действия. Данный функционал значительно упростил жизнь бухгалтерам для соблюдения законодательства.
Кассовая книга
В программе 1С:Бухгалтерия реализован функционал формирование кассовой книги (форма КО-4). находится в журнале ПКО и РКО. Для ее открытия нажмите на кнопку «Кассовая книга».
В шапке отчета укажите период (по умолчанию проставлен текущий день). Если в вашей программе учет ведется более чем по одной организации, ее так же необходимо указать. Кроме этого вы можете выбрать при необходимости конкретное подразделение, по которому кассовая книга сформируется.
Для более уточненной настройки отчета нажмите на кнопку «Показать настройки».
Здесь вы можете указать, как будет формироваться кассовая книга, и некоторые из настроек по ее оформлению в 1С.
После того, как вы внесли вне изменения в настройку данного отчета, нажмите «Сформировать».
В результате вам выведется отчет со всеми движениями денежных средств по кассе, а так же остатками на начало / конец дня и остатками.
Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Порядок проведения инвентаризации кассы описан в приказе МинФина РФ №49 от 13.06.1995.
К сожалению, в программе 1С 8.3 нет акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. Данное пожелание уже было предложено в фирму 1С. Возможно, когда-нибудь они и доработают программу, но пока бухгалтерам приходится производить инвентаризацию кассы вручную.
Скачать бланк и образец заполнения ИНВ-15 можно по .
Наиболее быстрым и эффективным способом решением данной проблемы является заказ обработки для формирования ИНВ-15 у специалиста. Данная обработка не только сэкономит много времени, но и сократит влияние человеческого фактора, что позволит избежать ошибок.
Обучающее видео
Смотрите также видео инструкцию по учету кассовых операций в 1С 8.3:
Приходный кассовый ордер (ПКО) - это документ, по которому производится прием наличных денег в кассу организации, оформляется унифицированной формой КО-1. Найти документ Приходный кассовый ордер в 1С 8.3 можно в меню Банк и касса – Кассовые документы:
Итак, при заполнении приходного кассового ордера в 1С 8.3, сначала определяем вид хозяйственной операции, в результате которой деньги приходуются в кассе. В этой форме документа есть реквизит Вид операции, при обращении к которому всплывает встроенный справочник операций:
Дата документа автоматически равна текущей, при необходимости ее можно менять. Номер документа проставляется тоже автоматически, по порядку. Но при необходимости его также можно менять.
В зависимости от установленного вида операций, экранная форма документа изменяется, предоставив пользователю 1С 8.3 для заполнения нужные реквизиты для синтетического и аналитического учета. Если в перечне операций нет подходящего по смыслу, то можно выбрать Прочий приход.
Итак, рассмотрим наиболее часто встречающиеся операции.
В шапке документа необходимо заполнить реквизит Контрагент, выбрав покупателя из соответствующего справочника, и проставить сумму в поле Сумма платежа.
- Кнопка «Добавить» добавляет пустые строчки в таблицу документа;
- Для аналитического учета необходимо заполнить реквизиты Договор и Статья ДДС, выбрав их из встроенных справочников. В процессе работы в 1С 8.3 можно дополнять справочники недостающими записями;
- Счет расчетов в таблице проставляется автоматически после установки вида операции. Счет 62.02 проставляется в случае, если это авансовый платеж;
- Если необходимо внести в печатную форму документа дополнительную информацию, то нажмите на строчке с выделенным зеленым шрифтом Реквизиты печатной формы:
После проведения документа по кнопка Провести или Провести и закрыть формируется бухгалтерская проводка с корреспонденцией счетов Дебет 50 Кредит 62.
- Кнопка Печать выводит на принтер унифицированную форму КО-1, заполненную соответствующими данными;
- Если организация является плательщиком НДС, то на полученный в аванс следует оформить счет-фактуру. Для этого следует использовать кнопку Создать на основании и выбрать одноименную строчку;
- Кнопка Еще содержит дополнительные функции, которые можно применить к документу, в том числе напечатать кассовый чек через подключенный фискальный регистратор или прикрепить дополнительные файлы:
Если в кассу поступает розничная выручка, то следует использовать другую операцию Розничная выручка.
При оформлении ПКО в 1С 8.3 на оприходование наличных из банка внешний вид экранной формы ПКО выглядит совсем по-другому. Автоматически проставляется счет кредита (счет 51):
В целях аналитического учета останется только указать реквизит Статья ДДС, а в реквизитах печатной формы документа ФИО сотрудника, вносившего деньги в кассу.
При выборе других видов операций по приему денежных средств, важно заполнить аналитику для бухгалтерских счетов по кредиту операции, так как дебет всегда будет в счете 50. Это как правило реквизиты Контрагент, Договор, Статья ДДС.
О возможных ошибках при проведении кассовых операций в 1С смотрите в нашем следующем видео:
Как сделать расходный кассовый ордер в 1С 8.3
Расходный кассовый ордер (РКО) формируется при выдаче наличных денег из кассы организации. Оформляется унифицированной формой КО-2.
Подобно заполнению приходного кассового ордера в 1С 8.3, содержание экранной формы зависит от типа выбранной операции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды операций.
При выплате зарплаты в 1С 8.3:
- В шапке документа указываются дата выплаты и вид операции Выплата заработной платы по ведомостям;
- В табличной части этой формы по кнопке Добавить выбирается документ Ведомость в кассу, который можно предварительно создать (Ведомость по форме Т-53);
- Если необходимо, то можно добавить или изменить информацию в печатной форме, воспользовавшись строчкой Реквизиты печатной формы;
- При проведении документа создается бухгалтерская проводка с корреспонденцией Дебет 70 Кредит 50 с аналитикой по сотрудникам:
При выдаче денег в подотчет необходимо:
- Выбрать сотрудника из справочника Физические лица;
- Желательно в справочнике заполнить паспортные данные сотрудника, чтобы они автоматически заполнились в документе. Иначе, придется это делать каждый раз, когда заполняете РКО на конкретного человека;
- При проведении документа создается бухгалтерская проводка с корреспонденцией счетов Дебет 71 Кредит 50 с аналитикой по сотруднику:
Где в 1С 8.3 установить лимит остатка кассы
В 1С Бухгалтерия 8.3 за это отвечает регистр сведений Лимит остатка кассы. Указанный лимит будет действовать с той даты, которая введена в 1С 8.3 и пока не будут введены новые показатели:
Каким образом в 1С 8.2 можно отследить правильность соблюдения лимита кассы установленного банком рассмотрено в следующем видео уроке:
Изучить особенности оформления кассовых операций в 1С 8.3 (счета учета, документы, проводки) и научиться устанавливать лимит кассы для контроля за ведением кассовых операций можно на к в модуле .
Поставьте вашу оценку этой статье:
Для отражения поступления денежных средств в 1С 8.3 используем вкладку Касса – Кассовые документы – Приходный кассовый ордер (ПКО). Создадим поступление денежных средств, нажав кнопку Поступление:
В Приходном кассовом ордере (ПКО) можно сформировать следующие виды операций:
Оплата от покупателя. Отражается поступление в кассу предприятия денежных средств от покупателя. Заполним табличную часть документа:
- Дата – дата документа ПКО;
- Номер – формируется автоматически, обычно не редактируется;
- Контрагент – покупатель, производящий взнос денежных средств;
- Сумма – сумма взноса наличных денежных средств;
- Договор/статья движения денежных средств – указываем договор, статью движения денежных средств. Способ зачета аванса;
- Ставку и сумму НДС. Если выписывался счет на оплату, то нужно указать счет, на основании которого производиться оплата;
- При проведении документа формируется проводка Дт 50 Кт 62:
Печатная форма ПКО формируется при нажатии кнопки
Розничная выручка. При данном виде операции в 1С 8.3 показываем выручку розничной точки. В шапке необходимо указать склад и сумму выручки, с детализацией по НДС:
В 1С 8.3 данный документ оформляется, при возврате денежных средств от подотчетного лица в кассу предприятия. Формирует проводки ДТ 50 КТ 71:
Оформляется в случае расторжения договора или в результате изменения цен по договорам. Документ формирует проводки ДТ 50 КТ 60:
– оформляется в случае, если необходимо снять денежные средства в банке:
- Данная операция отражается, только кассовыми операциями;
- Документ формирует проводки ДТ 50 КТ 51;
- По банку операция не отражается:
– отражаются операции получения и выдачи займов от сторонних организаций, кроме банков. Вид договора указывается Прочее:
Также указывается счет расчетов с контрагентами:
– используется для получения кредита в банке. Вид договора – Прочее с указанием счета расчетов:
Документ формирует проводки:
– служит для получения выданного займа другим контрагентам. Устанавливаем вид договора – Прочее и счет расчетов, на котором учитывается займ:
Отражение поступления денежных средств погашения выданного работнику займа:
При проведении документа формируются проводки ДТ 50 Кт73:
Прочий приход – операция используется в остальных случаях. Печатная форма – предусмотрена печать Приходного кассового ордера по форме (КО-1).
Образец заполнения и порядок заполнения приходного и расходного кассовые ордера в 1С 8.3 рассмотрен в
Расходный кассовый ордер
Расход денежных средств в 1С 8.3 оформляется документом Расходный кассовый ордер (РКО) по кнопке Выдача:
Рассмотрим заполнение документа в 1С 8.3 при отражении основных видов хозяйственных операций.
Оплата поставщику – отражаются операции расчетов с поставщиками товаров, работ и услуг. Формирует проводки Дт 60 Кт 50. Аналогично заполняем вид операции и все поля документа как в ПКО:
Вывод на печать РКО по кнопке Печать:
Печатная форма в 1С 8.3 предусмотрена для формирования Расходного кассового ордера по форме (КО-2):
- – предусмотрен в случаях расторжения договора и изменения цен.
- Выдача подотчетному лицу – предусмотрено для выдачи денежных средств подотчетному лицу. Формирует проводки ДТ 71 КТ 50.
- Выплата заработной платы по ведомостям – предусмотрен при выплате заработной платы работникам, через ответственное лицо по платежным ведомостям.
- Выплата заработной платы работнику – выплата заработной платы конкретному сотруднику.
- Взнос наличными в банк – предназначен для получения и дальнейшего взноса денежных средств на расчетный счет. Формирует проводки Дт 51 Кт 50.
- Расчеты по кредитам и займам – предназначен для выдачи и погашения кредитов и займов, как полученных, так и выданных сторонним организациям. Используем вид договора Прочее и счет расчетов.
- Инкассация – предназначен для инкассирования денежных средств розничной выручки, инкассации на расчетный счет. Формирует проводки переводы в пути Дт 57.01 Кт 50. Операция по банку отдельно не регистрируется.
- Выплата депонированной заработной платы – операция предназначена для выдачи депонированной зарплаты по платежным ведомостям, в которой указывается платежная ведомость где депонировалась заработная плата.
- Прочий расход – операция предусмотрена для прочих операций.
Нюансы, связанные с временем проведения ПКО и РКО в 1С 8.2 (8.3) и заполнение реквизита статья ДДС рассмотрены в нашем видео уроке:
Авансовый отчет
К кассовым документам так же относится документ :
Заполняем все поля шапки документа. При этом:
- На вкладке Авансы заполняются суммы, полученного аванса;
- Вкладка Товары – указывается перечень ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом;
- Вкладка Прочее – учитываются услуги, оплаченные подотчетным лицом;
- Вкладка Оплата – формируется, если поставка оформлена отдельным документом, формирует проводки Дт 60 Кт 71:
Проводим документ и выводим на печать:
Оплата платежными картами
Документ Оплата платежными картами в 1С 8.3 можно найти:
В данном документе рассмотрим следующие виды операций: Оплата от покупателя и Розничная выручка.
Оплата от покупателя – применяется при оплате посредством банковской карточки. Заполним поля документа:
- Вид операции;
- Контрагента, от которого поступила оплата;
- Вид оплаты Договор и сумму оплаты.
На основании данного документа можно сформировать счет фактуру и :
Поступление на расчетный счет формирует проводки поступления денежных средств и банковскую комиссию. После проведения документа формируются проводки:
Розничная выручка – оплата, принятая неавтоматизированной торговой точкой, принятой за день по банковским картам:
Документ формирует проводки:
При оплате в автоматизированных торговых точках банковскими картами в 1С используют документ . Особенностью данной операции является то, что деньги поступают не от покупателя, а от банка – эквайера. С использованием счета 57.03.
Для учета оплаты банковскими кредитами и платежными картами в справочнике необходимо создать тип оплаты:
- Банковский кредит;
- Платежная карта.
Указываем банк из справочника контрагентов, которые осуществляющий либо выдающий кредит, укажем договор и счет расчетов:
Операции с фискальным регистратором
Фискальный регистратор в 1С 8.3 предназначен для регистрации торговых операций и печати торговых чеков непосредственно из программы 1С 8.3. Для этого на каждом рабочем месте необходимо сделать настройку: Подключаемое оборудование, раздел Администрирование. Печать производиться из документа Приходный кассовый ордер по кнопке Напечатать чек:
В конце кассовой смены есть возможность распечатать отчеты:
- Отчет без гашения (X-отчет);
- Отчет с гашением (Z-отчет).
Печать отчетов в 1С 8.3 выполним из формы Управление фискальным регистратором в разделе Банк и касса.
Расходным кассовым ордером называется документ, с помощью которого вы можете оформить выдачу наличных из кассы. В этом материале мы вам расскажем, как же в бухпрограмме «1С Бухгалтерия 8» формируется .
Вышеназванный документ используется для отражения следующих операций:
Оплата необходимых финансов поставщику (вид операции называется «Оплата поставщику»);
Возврат денег покупателю (нужный вид операции - «Возвращение покупателю»);
Выдача средств под отчет (используется вид операции под названием «Выдача подотчетному лицу»);
Выплата зарплаты (вид операции называется «Выплата заработной платы работникам» или «Выплата заработной платы по сведениям»).
Внесение денежных средств в банковское учреждение (вид операции - «Вклад наличными в банк»).
Мы указали основные, но есть еще и другие операции по выдаче денег из кассы.
С целью формирования в бухпрограмме «1С» документа расходный кассовый ордер вам нужно зайти на закладку под названием «Банк и касса», а затем в разделе с именем «Касса» выберите документ под названием «Расходный кассовый ордер».
У нового документа по умолчанию вид операции называется «Оплата поставщику». Если же вам необходима другая операция, то вы сможете изменить вручную. В предлагаемом нами примере, мы будем выдавать средства в подотчет, поэтому надо выбрать такой вид операции как «Выдача подотчетному лицу».
После сделанного переходим к заполнению документа. Из справочника под названием «Подотчетное лицо» в строке «Получатель» выберите подотчетное лицо, которое будет получать финансы. Обязательно укажите денежную сумму.
В строке с именем «Статья движения денежных средств» надо указать «Работа с подотчетными лицами». Если этого пункта в справочнике нет, то просто добавьте его.
В нижней части документа расходный кассовый ордер вам необходимо указать, с какой целью выдаются средства. В предлагаемом нами примере - это хозяйственные расходы.
И также заполните приложение, где укажите заявление подотчетного лица, на основании которого и будет выдаваться определенная сумма денег. Отметим, что согласно новому порядку ведения кассовых операций (от 12.10.2011 года с номером 373-П), которое вступило в силу в 2012 году, под отчет работнику организации из кассы выдаются на основе написанного им заявления. Заявление нужно составить в утвержденной форме, которая должна включать: собственноручную надпись управленца организации, сумму наличных и о время, на которое они выдаются, дату и подпись управленца предприятия.
После этого вам необходимо провести документ, посмотреть проводки и, при необходимости, распечатать расходный кассовый ордер.
